1.6 מי עושה מה?
מחלקים משימות, מרכזים אנשי קשר ובוחרים איך לנהל את הרשימה.
מה מכינים
- רשימת המשימות של כל שלב, מהפרק "המעבר לפי שלבים".
- מי משתתף במעבר: בני הבית, ומי מהמשפחה או מהחברים מוכן לעזור.
מה עושים
- בוחרים מקום אחד לרשימה, שכל מי שמעורב רואה ויכול לעדכן. אפשר רשימה משותפת בטלפון, אפליקציית משימות או דף על המקרר. העיקר שיש רק רשימה אחת.
- לכל משימה רושמים אחראי אחד בשם, ותאריך יעד. משימה ששייכת "לכולנו" נשארת לרוב בלי ביצוע.
- מחלקים לפי תחומים, ולא משימה־משימה. למשל, אחד מטפל בחשבונות ובעדכון הכתובת (פרק 11), ואחר בהובלה ובאריזה (פרקים 4 ו־6).
- שומרים באנשי הקשר בטלפון את כל מי שמעורב: מוביל, בעל הדירה של כל אחת מהדירות, ועד הבית בשני הבניינים, טכנאים וספקים. לכל אחד שם, טלפון ומה סוכם איתו.
- קובעים זמן קבוע לעדכון, למשל פעם בשבוע ובשבוע האחרון כל ערב: מה הושלם, מה ממתין לגורם חיצוני, ומה נתקע.
- ברשימה מסמנים כל משימה שהושלמה. מחכים לתשובה ממישהו אחר? כותבים ליד המשימה שאתם מחכים, ומאיזה תאריך.
סיימתם כש…
לכל משימה יש אחראי ותאריך יעד, כל אנשי הקשר נמצאים ברשימה אחת, וכל מי שמעורב יודע איפה היא ומתי מעדכנים.
שמרו בתיק המעבר: רשימת אנשי הקשר, וגם עותק מודפס שלה בתיק האישי: התיק שנוסע איתכם ביום ההובלה, ולא במשאית (6.11).
הימנעות מטעות נפוצה: לא פונים לספקים בלי לקבוע מי אחראי על כל עניין. אחרת כל אחד מבני הזוג מתקשר לספק אחר באותו עניין, ואף אחד לא יודע מה סוכם בסוף.
הרחבה:
מי שעוזר רק ביום ההובלה צריך לדעת מעט: מתי להגיע, לאיזו כתובת, ומה התפקיד שלו. אין צורך לשתף אותו בכל הרשימה.
מסמכים אישיים, כמו חוזים ופרטי חשבון, לא משתפים בקבוצה רחבה. הם נשמרים בתיק המעבר (1.7).
כדאי שליד כל משימה יהיה כתוב מי אחראי עליה, עד מתי, והאם היא הושלמה.